Lleva un caso de operación, no solo el número de empleados
Dos empresas con cien empleados pueden necesitar implementaciones muy diferentes. Una reúne a todos en una sede; la otra distribuye equipos entre veinte puntos de clientes. Comparar únicamente el precio por persona oculta diferencias de dispositivos, conectividad, supervisión y preparación del cierre.
Antes de solicitar propuestas, describe un período representativo: clientes, puntos, turnos, métodos actuales y responsables. Añade tres excepciones habituales. Por ejemplo, un reemplazo entre sedes, una salida faltante y un cambio que llega después del corte. Pide a cada proveedor recorrer los mismos casos para que la comparación tenga una base común.
Seis criterios que puedes verificar durante la demo
- Organización: ¿cómo se relacionan las personas con los puntos y las asignaciones? ¿Qué sucede si cambian de cliente?
- Marcación: ¿qué métodos funcionan en cada lugar y con qué requisitos?
- Supervisión: ¿quién consulta y quién revisa las diferencias?
- Trazabilidad: ¿puedes distinguir un registro original de una corrección?
- Cierre: ¿cómo se separan las novedades pendientes de las revisadas?
- Entrega: ¿el archivo resultante sirve para tu proceso de prenómina y nómina?
No marques un criterio como cumplido por verlo en una diapositiva. Pide que se muestre el recorrido y anota las condiciones, módulos o configuraciones que lo hacen posible.
Valida quién puede ver la información de cada cliente
Un coordinador puede necesitar una vista amplia y un supervisor solo su equipo. Si quieres acceso para el cliente, pregunta si existe ese perfil y qué límites tiene; no presupongas que cualquier panel puede compartirse con terceros.
Comprueba con cuentas de prueba qué datos se ven y qué acciones se permiten. Revisa exportaciones y enlaces compartidos, además de la pantalla principal. La separación por cliente debe funcionar en el recorrido que usarán las personas, no solo en un filtro que cualquiera puede quitar.
En la propuesta deja escrito qué alcance se configura y qué requerimientos quedan fuera. Compartir credenciales no reemplaza la gestión de permisos.
Varios clientes. Un proceso de asistencia con Juan.
Revisemos los puntos, turnos y novedades de tu operación. Demo para empresas desde 10 empleados.
Solicitar demo para outsourcingPide que el costo incluya lo necesario para operar
Solicita una separación de mensualidad, implementación, dispositivos, instalación y módulos adicionales. Pregunta por almacenamiento de evidencias, soporte y cambios de configuración cuando sean relevantes. Así puedes comparar propuestas con alcances equivalentes, sin atribuir diferencias a un supuesto precio más alto del mismo servicio.
Con biométricos existentes, entrega modelo, firmware y forma de conexión. La marca por sí sola no confirma compatibilidad. Para nómina, solicita un archivo de muestra y valida campos con quien lo importa: “se integra” puede significar exportación por archivo, no una conexión automática por API.
Decide con criterios de aceptación escritos
Una prueba útil termina con evidencia: los empleados registraron correctamente, el supervisor resolvió las excepciones previstas y administración pudo conciliar el archivo de salida. Si falta una pieza, identifica si se corrige por configuración, capacitación o un desarrollo que debe cotizarse.
No necesitas un piloto interminable. Define fechas, participantes y condiciones de aprobación antes de empezar. El artículo sobre cómo organizar un piloto de asistencia propone una secuencia adaptable a tu empresa.
En Juan podemos recorrer tu caso de outsourcing con pantallas del producto y dejar explícitos los métodos, permisos y exportaciones acordados.
En El Empleado Juan para outsourcing puedes revisar el flujo de turnos, marcaciones, novedades y prenómina. Lleva a la demo un ejemplo de tu operación para validar configuración, permisos y alcance.