Software de prenómina para empresas colombianas con turnos complejos
El Empleado Juan es un software de prenómina para empresas colombianas de 50 a 500 empleados con turnos rotativos, nocturnos o de varias sedes. Convierte turnos, marcaciones e incidencias en una prenómina confiable: clasifica cada minuto trabajado, aplica los recargos del CST, gestiona aprobaciones y exporta los conceptos pagables al software de nómina que tu empresa ya usa.
¿Qué es una prenómina?
Una prenómina es el consolidado que se construye antes de liquidar la nómina: reúne, por empleado y por período, las horas trabajadas ya clasificadas —ordinarias, extra, nocturnas, dominicales y festivas— y las novedades revisadas y aprobadas: ausencias, incapacidades, permisos, vacaciones y deducciones. Es el puente entre la asistencia y el pago.
En la mayoría de empresas colombianas ese puente hoy es un Excel: alguien descarga marcaciones, cruza turnos, calcula recargos a mano y envía el archivo a contabilidad. Cada paso manual introduce errores que terminan en pagos incorrectos, reclamos y reprocesos. Un software de prenómina automatiza esa etapa: el control de asistencia captura los datos, el motor clasifica y valoriza cada minuto, y el resultado sale aprobado y listo para importar en el sistema de nómina.
¿Qué diferencia hay entre asistencia, prenómina y nómina?
Son tres etapas distintas de un mismo flujo. Confundirlas es la razón por la que muchas empresas compran un reloj biométrico y siguen liquidando en Excel: capturar marcaciones no es lo mismo que preparar la información para pagar.
| Etapa | ¿Qué es? | ¿Quién la produce? | ¿Qué contiene? |
|---|---|---|---|
| Asistencia | El registro de entradas, salidas y descansos de cada empleado, con evidencia de que la marcación es real. | El sistema de control de asistencia: biometría facial, reloj Hikvision, kiosko, GPS o WhatsApp. | Marcaciones con fecha, hora, sede y ubicación; evidencia de identidad y de presencia. |
| Prenómina | La clasificación y aprobación de esas horas y novedades del período, valorizadas con los recargos que aplican. | Operaciones o RRHH con un software de prenómina como El Empleado Juan. | Horas ordinarias, extra y con recargo; ausencias, incapacidades, permisos y deducciones propuestas, todo con estado de aprobación. |
| Nómina | La liquidación y el pago de los salarios del período, con las deducciones y aportes de ley. | El software de nómina de la empresa (Siesa, Buk, Nominapp/Aleluya, World Office, Helisa) o su outsourcing contable. | Devengados, deducciones, aportes a seguridad social, PILA y desprendibles de pago. |
El Empleado Juan cubre las dos primeras etapas y entrega la tercera lista para importar: no reemplaza tu software de nómina, elimina el Excel que ocurre antes de él.
¿Qué información debe incluir una prenómina?
Para que el área de nómina pueda liquidar sin devolver el archivo, la prenómina de cada período debe contener como mínimo:
- Horas ordinarias diurnas y nocturnas de cada empleado, período por período
- Horas extra diurnas, nocturnas, dominicales y festivas, cada una con el recargo que le corresponde
- Novedades del período: tardanzas, salidas anticipadas, ausencias, marcaciones incompletas, incapacidades, permisos y vacaciones
- Deducciones propuestas y su estado: aprobadas, rechazadas o pendientes (descuentos por tardanza, cuotas de préstamos)
- Responsable y fecha de cada aprobación, para saber quién validó qué
- Constancia de cierre del período: desde cuándo la información quedó bloqueada y lista para exportar
Cómo El Empleado Juan construye la prenómina
Seis pasos, del turno programado al archivo importable. Cada paso deja registro, así que siempre puedes explicar de dónde salió cada peso pagado.
- 1
Turno asignado
Cada empleado tiene un turno fijo, rotativo, flexible o partido, con overrides por día para cubrir cambios puntuales. El turno define contra qué se compara la marcación.
Conoce la gestión de turnos complejos - 2
Marcación verificada
El empleado marca con reconocimiento facial desde el celular, en un reloj biométrico Hikvision, en un kiosko en tablet o por WhatsApp, con validación de GPS y geocercas.
Ver el control de asistencia con biometría - 3
Detección de novedades
El cierre de asistencia compara lo marcado contra lo programado y detecta tardanzas, salidas anticipadas, ausencias y marcaciones incompletas. Nada queda a criterio de una planilla.
- 4
Aprobación por responsables
Las horas extra detectadas y las propuestas de deducción llegan al responsable, que las aprueba o rechaza con un clic. Solo lo aprobado pasa a la prenómina.
- 5
Cierre y bloqueo del período
Al cerrar, el período se bloquea: nadie puede modificar horas ni novedades sin dejar rastro. La auditoría registra cada cambio con autor y fecha.
- 6
Exportación a tu nómina
Los conceptos pagables salen en CSV, Excel o TXT con el formato que tu sistema de nómina espera. Importas el archivo y liquidas: sin retranscribir, sin recalcular.
Ver formatos de exportación disponibles
Aprobaciones y trazabilidad
Una prenómina solo es confiable si alguien responde por ella. En El Empleado Juan, cada tardanza, salida anticipada u hora extra detectada genera una propuesta que un responsable debe aprobar o rechazar antes del cierre. No hay descuentos automáticos sin revisión humana ni sobretiempo pagado que nadie haya validado.
La auditoría de cambios registra quién aprobó qué, cuándo y con qué justificación. Y cuando el período se cierra, se bloquea: cualquier ajuste posterior requiere reabrirlo y queda registrado. Si un empleado reclama por su pago, la respuesta no es "déjame revisar el Excel", sino el detalle minuto a minuto de sus marcaciones, novedades y aprobaciones.
Exportación a tu sistema de nómina
El resultado del cierre es un archivo de conceptos pagables en CSV, Excel o TXT, con exportación configurable para que coincida con la estructura que espera tu sistema: Siesa, Buk, Nominapp/Aleluya, World Office o Helisa. Tu equipo de nómina importa el archivo y liquida; no vuelve a transcribir horas ni a recalcular recargos.
Para operaciones que lo necesiten, el motor colombiano también genera el archivo PILA, liquidaciones de prestaciones y desprendibles de pago en PDF como capacidades avanzadas. Revisa los formatos de exportación e integraciones disponibles o consulta los planes y precios por empleado.
Recargos colombianos aplicados automáticamente
El motor de prenómina clasifica cada minuto trabajado y le aplica el recargo vigente del CST, incluidas las combinaciones que en Excel casi siempre se pierden: la madrugada de un festivo, la hora extra nocturna de un domingo. Estos son los recargos sobre la hora ordinaria que el sistema aplica hoy:
| Concepto | Recargo |
|---|---|
| Hora ordinaria nocturna | +35% |
| Hora dominical o festiva diurna | +90% |
| Hora dominical o festiva nocturna | +125% |
| Hora extra diurna | +25% |
| Hora extra nocturna | +75% |
| Hora extra dominical diurna | +115% |
| Hora extra dominical nocturna | +165% |
Nota de vigencia: el recargo dominical y festivo del 90% rige desde el 1 de julio de 2026 y subirá al 100% el 1 de julio de 2027 (Ley 2466 de 2025). La jornada nocturna inicia a las 7:00 p. m. desde el 25 de diciembre de 2025. Además, el 15 de julio de 2026 la jornada máxima baja de 44 a 42 horas semanales y el divisor mensual pasa de 220 a 210 horas, sin reducción de salario. El Empleado Juan aplica cada cambio en la fecha en que entra a regir. Para el detalle completo, consulta nuestra guía de horas extra y recargos en Colombia.
Última revisión de cifras legales: 13 de julio de 2026. Fuentes oficiales:
- Ley 2101 de 2021 (reducción de jornada) — Función Pública
- Ley 2466 de 2025 (reforma laboral) — Función Pública
- Código Sustantivo del Trabajo — SUIN-Juriscol
Este contenido es informativo y no sustituye asesoría legal o laboral profesional. Cifras verificadas contra fuentes oficiales a la fecha de última revisión.
Preguntas frecuentes sobre prenómina
¿Qué es una prenómina?
Una prenómina es el consolidado previo a la liquidación de nómina que reúne, por empleado y por período, las horas trabajadas ya clasificadas (ordinarias, extra, nocturnas, dominicales y festivas) y las novedades aprobadas (ausencias, incapacidades, permisos, deducciones). Es el insumo verificado con el que el software de nómina liquida y paga sin tener que recalcular la asistencia.
¿Cuál es la diferencia entre prenómina y nómina?
La prenómina prepara la información y la nómina la paga. La prenómina clasifica las horas y novedades del período y las deja aprobadas por un responsable; la nómina toma esos conceptos, liquida salarios, deducciones de ley y aportes, y genera los pagos y desprendibles. El Empleado Juan produce la prenómina y la exporta al software de nómina que tu empresa ya usa.
¿Cómo se aprueban las horas extra antes del cierre?
Cada hora extra detectada llega como novedad al responsable del equipo, que la aprueba o la rechaza antes del cierre del período. El Empleado Juan compara la marcación real contra el turno asignado, propone el sobretiempo con su recargo y solo pasa a la prenómina lo que fue aprobado, con registro de quién lo aprobó y cuándo.
¿Cómo reducir los errores de la prenómina?
Automatizando la clasificación de horas y separando la captura de la aprobación. La mayoría de errores nace de transcribir marcaciones a Excel y aplicar recargos a mano. Un cierre de asistencia que detecta novedades, un flujo de aprobación por responsables y una exportación directa al sistema de nómina reducen los errores y el reproceso de cada quincena.
¿El Empleado Juan reemplaza mi software de nómina?
No: lo alimenta. El Empleado Juan genera la prenómina aprobada y la exporta en CSV, Excel o TXT con formatos compatibles con Siesa, Buk, Nominapp/Aleluya, World Office y Helisa. No necesitas reemplazar tu software de nómina; eliminas el Excel que ocurre antes de él. Como capacidad avanzada, el motor colombiano también genera PILA, liquidaciones y desprendibles en PDF.
Deja de armar la nómina en Excel
Cuéntanos cómo son tus turnos y tu cierre actual, y te mostramos dónde se están generando los errores de tu prenómina y cómo se vería el flujo con El Empleado Juan. Implementación en días, no meses.