Dentro de una ubicación autorizada
El empleado registra su entrada o salida con el método configurado. En la prueba se revisan los permisos de ubicación, la precisión del GPS y el radio del punto de trabajo.
DESDE 10 EMPLEADOS · UNA O VARIAS SEDES
Software de control de asistencia en Colombia
Conoce quién llegó, revisa las novedades de cada turno y entrega las horas aprobadas a nómina. Desde el primer equipo hasta una operación con varias sedes.
Celular, tablet y relojes Hikvision o ZKTeco compatibles. Validamos el método y los equipos que necesita tu operación.
Asistencia y prenómina desde $150.000 COP/mes.
Hasta 10 personas. Ver alcance y complementos.
JUAN / Control de asistenciaVista del producto
Ampliar pantalla ↗¿Qué es un software de control de asistencia?
Un sistema de control de asistencia registra quién trabajó, cuándo y desde dónde, compara cada marcación contra el turno asignado y convierte las diferencias en información verificable para la nómina. El Empleado Juan es un software de control de asistencia para empresas colombianas, desde 10 empleados, incluidas operaciones con varias sedes y personal operativo: registra marcaciones con reconocimiento facial, GPS, relojes biométricos Hikvision o ZKTeco compatibles, kiosko en tablet o WhatsApp, detecta novedades como tardanzas y ausencias, y convierte esa información en una prenómina lista para importar en el software de nómina que la empresa ya usa.
Está pensado para operaciones donde la asistencia es difícil de verdad: turnos fijos, rotativos, flexibles y partidos con cambios por día, jornadas nocturnas y dominicales, y empleados que rotan entre sedes.
RECORRE EL PRODUCTO
De la primera marcación a un cierre revisado.
Abre cada paso para ver las pantallas de Juan y qué debe comprobar el responsable de tu empresa. Puedes aplicar el mismo recorrido con una sede o varias.
01Organiza los turnos de tu equipo
Administración y supervisión
Define qué horario corresponde a cada persona y quién revisa su asistencia. Un cambio de turno necesita contexto para distinguir una llegada tarde de un horario que fue modificado.
Compruébalo en la demoPrueba un relevo y un cambio de horario antes del inicio del turno.
02Consulta quién registró entrada y salida
Responsable de la sede
El monitor reúne los estados de asistencia por equipo. Revisa los registros del período y aclara las marcas faltantes: que no exista una marcación todavía no explica por sí solo qué ocurrió.
Compruébalo en la demoBusca una persona, revisa su turno y contrasta sus marcaciones.
03Resuelve las novedades con su contexto
Responsable de revisión
Revisa tardanzas, ausencias o registros incompletos antes del corte. La decisión sobre una novedad debe seguir las reglas y responsabilidades que tu empresa haya definido.
Compruébalo en la demoRevisa una salida olvidada y comprueba cómo queda documentada la decisión.
04Entrega la información revisada a nómina
Administración y nómina
Valida el período, las personas y los conceptos antes de exportar. El reporte de asistencia conserva el detalle de las marcas; la exportación de prenómina se configura para el sistema que recibe las horas.
Compruébalo en la demoContrasta una muestra de salida con las columnas y conceptos de tu software de nómina.
UNA MUESTRA QUE PUEDES REVISAR
Qué contiene un reporte de asistencia.
Revisa las columnas que acompañan una marcación: empleado, fecha, hora, tipo, sede y método de verificación. Si existe un ajuste, la hora marcada y la hora que cuenta aparecen por separado.
La muestra utiliza datos ficticios y las columnas del reporte de Juan. Sirve para conocer su estructura; el archivo de importación a nómina se acuerda por separado.
Descargar muestra ExcelDescarga directa, sin formulario.
Cuatro preguntas antes del primer cierre
- ¿Coinciden la persona, la sede y el período con los que revisa administración?
- ¿Puedes distinguir la hora registrada de un ajuste aplicado y su motivo?
- ¿Las entradas y salidas incompletas tienen una revisión pendiente?
- ¿El formato que recibirá nómina contiene los identificadores y conceptos acordados?
VARIAS SEDES · UN MISMO PROCESO DE REVISIÓN
Control de asistencia multisede: del registro local al cierre de tu equipo.
Una bodega, dos puntos de venta y personal que se mueve entre ellos. Juan reúne las marcaciones para que cada responsable revise su equipo y administración prepare la prenómina con las novedades resueltas.
- 01
Define sedes y responsables
Organiza empleados, horarios y puntos de marcación. Asigna los permisos de cada supervisor para que revise las sedes que le corresponden.
- 02
Revisa los cambios de sede
Si una persona cubre un turno en otro punto, comprueba su horario y las ubicaciones donde tiene autorización para marcar. Revisa los registros pendientes antes del corte.
- 03
Prepara el período para nómina
Contrasta entradas, salidas y novedades por empleado. Entrega el archivo revisado en el formato acordado con tu sistema de nómina.
Prueba este escenario en la demo
Una persona trabaja el lunes en la bodega y el martes apoya otra sede. Revisa qué ubicación puede usar, qué ve su supervisor y cómo llegan sus horas al cierre. Incluye una salida olvidada para comprobar el proceso de revisión.
Escenario ilustrativo para evaluar el producto; no es un resultado medido de un cliente.
Lleva a la reunión
- Cantidad de empleados y sedes.
- Un ejemplo de turno y de traslado entre puntos.
- Quién revisa y quién aprueba el período.
- Formato de destino para nómina.
PERSONAL EN CAMPO · UBICACIÓN AL MARCAR
Control de asistencia con GPS y geocercas: define dónde puede marcar tu equipo.
La geocerca es el perímetro de una ubicación de trabajo. Juan contrasta la ubicación del celular al marcar con las reglas habilitadas para la empresa y el empleado. Es útil para obras, puntos de venta y equipos que visitan distintas sedes.
Fuera del perímetro o en un punto nuevo
Con geocerca obligatoria, la marcación normal requiere estar en una ubicación permitida. Si el empleado tiene habilitado solicitar una nueva ubicación, utiliza ese flujo para su revisión. Estar fuera no convierte cualquier intento en una marcación aprobada.
Conductores y personal sin un punto fijo
La opción de marcar sin geocerca se habilita por empleado. Permite validar el rostro y conservar las coordenadas del registro sin exigir un perímetro fijo. El método se acuerda según la operación.
La ubicación de una marcación muestra dónde se registró ese evento; no demuestra permanencia durante toda la jornada ni que una entrega o servicio haya terminado.
En la demo probamos una marcación dentro del punto, otra fuera y el flujo de aprobación que necesita tu empresa.
Ver una demo con mis sedesVer el recorrido para personal en campoGUÍA PARA EVALUAR EL PRODUCTO
¿Cómo elegir un software de control de asistencia para varias sedes?
Comprueba el recorrido completo: registrar entradas y salidas, comparar con el turno, revisar excepciones y entregar horas aprobadas a nómina. Para una operación multisede, también hay que acordar responsables, permisos y criterios de cierre por equipo.
Sedes y responsables
Incluye dos sedes y valida qué información necesita revisar cada supervisor antes del cierre.
Ver el recorrido multisedePersonal en campo
Prueba una entrada en el punto de trabajo y una excepción de ubicación. Revisa la evidencia disponible; una marcación no demuestra por sí sola todo el trabajo realizado.
Revisar GPS y geocercasRelojes existentes
Identifica marca, modelo, firmware y conectividad. Confirma la compatibilidad antes de incluir equipos en la propuesta.
Consultar integracionesEntrega a nómina
Usa un período de muestra con ausencias y registros incompletos. Contrasta el archivo aprobado con el formato que acepta tu sistema de nómina.
Ver la exportación¿Estás evaluando Juan para cientos de empleados?
Prepara la cantidad de personas por sede, los horarios, los equipos actuales y una muestra anonimizada del archivo de nómina. Con esa información acordamos una prueba representativa y los criterios de aceptación antes de incorporar al resto del personal.
Juan organiza asistencia y prenómina; no sustituye la liquidación y el pago en tu software de nómina. El alcance, los dispositivos y las exportaciones se validan durante la implementación.
TU SECTOR, EN CONTEXTO
Distintas operaciones.
Un cierre con responsables.
Desde 10 empleados, con una sede o varias. El flujo se organiza alrededor de tus equipos, métodos de marcación y responsables de revisión.
Supermercados y comercio
Apertura, cajas, surtido y cierre pueden tener horarios distintos.
Revisa entradas, relevos y novedades por área antes de consolidar el período.
Ver el flujo para mi sector ↗
Logística y distribución
Bodega, recepción y despacho necesitan responsables y turnos claros.
Consolida registros de tus equipos y revisa las excepciones antes de entregar las horas a nómina.
Ver el flujo para mi sector ↗
Construcción y montajes
El personal cambia de frente y no siempre marca en el mismo lugar.
Define el método de marcación y revisa la asistencia con el responsable de cada frente.
Ver el flujo para mi sector ↗Escenas ilustrativas. Conoce también las empresas que utilizan Juan.
UNA OPERACIÓN QUE UTILIZA JUAN
Asistencia y revisión del cierre en GR Logística Integral
- El reto
- Cientos de empleados en turnos rotativos, con dominicales, nocturnas y horas extra que clasificar en cada cierre.
- El proceso con Juan
- Marcación biométrica y cierre de asistencia centralizados: dominicales, nocturnas y horas extra clasificadas al minuto, con revisión por excepciones antes de liquidar.
Incorporación progresiva del personal, con revisión de novedades antes del cierre.
PRECIOS EN COLOMBIA
Una mensualidad según tu equipo.
Hasta 10 personas
$150.000
COP / mes
Asistencia y prenómina.
De 11 a 20 personas
$250.000
COP / mes
Asistencia y prenómina.
Más de 20 personas
$12.500
COP / persona / mes
Para más de 100 personas, revisemos tu operación.
Tarifas base. Hardware, métodos de marcación, Juanito IA y otros complementos se confirman según el plan. La propuesta detalla impuestos, implementación y condiciones de la mensualidad.
Calcular mi plan y revisar los módulos ↗ANTES DEL PRIMER CIERRE
Así preparamos la implementación.
- 01
Tu operación
Revisamos empleados, sedes, turnos y quién aprueba las novedades. Si tienes un reloj, validamos modelo, firmware y conectividad.
- 02
Un período de prueba
Acordamos una muestra para contrastar marcaciones, clasificación de horas y archivo de exportación con tu equipo de nómina.
- 03
Responsables y alcance
Definimos la configuración, el acompañamiento y las condiciones antes de incorporar progresivamente al personal.
Métodos de marcación: elige por sede, no por moda
No existe un método perfecto para todas las operaciones. Existe el método correcto para cada sede y cada tipo de personal — y todos alimentan el mismo cierre de asistencia.
Reconocimiento facial desde el celular
El empleado abre el portal en su celular, la cámara verifica su rostro y la marcación queda registrada con hora exacta y evidencia. Sin comprar dispositivos ni instalar nada en la sede.
Cuándo conviene: Personal de campo, equipos comerciales, sedes pequeñas o empresas que quieren arrancar sin invertir en hardware.
Validación GPS y geocercas
La marcación desde celular puede exigir una ubicación autorizada. El resultado fuera del perímetro depende de la configuración y los permisos: confirma si corresponde acercarse al punto, solicitar una nueva ubicación o utilizar la modalidad sin geocerca habilitada para el empleado.
Cuándo conviene: Cuadrillas, vendedores y rutas. Complementa el reconocimiento facial: valida quién marca y dónde marca.
Relojes biométricos Hikvision (integración nativa)
El Empleado Juan se conecta directamente con relojes biométricos Hikvision: enrola a los empleados en el dispositivo para que marquen con rostro, huella o tarjeta, y sincroniza las marcaciones automáticamente, sin descargas manuales ni archivos intermedios.
Cuándo conviene: Plantas, bodegas y sedes con alto flujo en horas pico, o donde el celular no está permitido en el puesto.
Los relojes biométricos Hikvision se enrolan desde la plataforma, guardan las marcaciones sin internet y las sincronizan con el cierre y la prenómina cuando la conexión regresa.
Recibir diagnóstico de prenóminaSi estás cotizando el hardware, puedes ver precios de los relojes biométricos compatibles con la plataforma.
Relojes ZKTeco con ADMS
Conectamos relojes ZKTeco mediante ADMS. El equipo envía las marcaciones a Juan; las órdenes quedan en cola hasta que el lector las recoge y responde. Confirmamos modelo, firmware y conectividad antes de implementar.
Cuándo conviene: Empresas que quieren incorporar las marcaciones de su reloj ZKTeco al cierre de asistencia y prenómina.
Kiosko en tablet
Una tablet compatible en la entrada funciona como punto de marcación compartido. Durante la implementación se validan cámara, conexión y condiciones de uso del equipo.
Cuándo conviene: Restaurantes, puntos de venta y sedes medianas que quieren biometría en la entrada sin cableado ni instalación de relojes.
Marcación y consultas por WhatsApp
Con Juanito, el asistente de IA, los empleados marcan directamente por WhatsApp: envían su selfie y comparten su ubicación, y el sistema verifica el rostro antes de registrar la marcación. También consultan turnos u horas, incluso con audios que el sistema transcribe.
Cuándo conviene: Personal disperso o con poca afinidad tecnológica: si la persona sabe usar WhatsApp, sabe marcar y consultar su asistencia.
Los métodos de marcación, comparados
La misma información en una sola vista, para decidir más rápido qué conviene en cada sede. Recuerda que no son excluyentes: un mismo sistema de control de asistencia puede combinar varios métodos y llevar todas las marcaciones al mismo cierre.
| Método | Costo de hardware | ¿Funciona sin internet? | Verificación | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Reloj ZKTeco con ADMS | Equipo con ADMS y conexión al servidor | Conservación y reenvío de registros según modelo y configuración | Validación en el lector según sus capacidades | Empresas que ya tienen un ZKTeco compatible |
| Reconocimiento facial desde el celular | Ninguno: usa el celular del empleado | Captura pendiente en el portal preparado; validación al reconectar | Verificación de rostro según el método y configuración | Personal de campo, comerciales y sedes pequeñas |
| Validación GPS y geocercas | Ninguno: complementa la marcación desde celular | Captura pendiente en el portal preparado; validación al reconectar | Ubicación asociada al evento y contraste con el perímetro configurado | Cuadrillas, vendedores y rutas |
| Reloj biométrico Hikvision | Reloj existente compatible o equipo por cotizar | Conservación y sincronización según modelo y configuración | Rostro, huella o tarjeta según las capacidades del lector | Plantas, bodegas y sedes con alto flujo |
| Kiosko en tablet | Una tablet por sede | No: requiere conexión al marcar | Verificación de rostro en un punto compartido | Restaurantes, puntos de venta y sedes medianas |
| Marcación por WhatsApp (Juanito) | Ninguno: usa el WhatsApp del empleado | No: requiere conexión al marcar | Verificación de selfie y ubicación dentro del flujo configurado | Personal disperso o con poca afinidad tecnológica |
¿Reloj biométrico o app desde el celular?
Es la pregunta más frecuente al elegir un sistema, y la respuesta honesta es: depende de la sede. Ninguna de las dos opciones es superior en abstracto.
Cuándo conviene el reloj biométrico
- Muchas personas marcan en el mismo punto y en la misma franja: marcar toma segundos.
- La política interna no permite celulares en planta o bodega.
- Necesitas conservar registros ante cortes de conexión; se valida esa capacidad en el modelo y la configuración del reloj.
Cuándo conviene la app desde el celular
- Personal distribuido: rutas, obras, ventas, domicilios o sedes pequeñas.
- Prefieres utilizar dispositivos compatibles que tu equipo ya tiene.
- Necesitas validar la ubicación con GPS y geocercas, no solo la identidad.
Y no tienes que elegir una sola: puedes combinar métodos por sede. Biométricos en la planta, kiosko en el punto de venta y celular con geocercas para el equipo de campo. Todas las marcaciones llegan al mismo cierre y a la misma prenómina.
Detección de fraude en la marcación
Buddy punching (marcar por un compañero). El reconocimiento facial previene que alguien registre la entrada de otra persona: la cámara verifica el rostro de quien marca, no una clave ni una tarjeta que se pueden prestar. Cada marcación queda con evidencia asociada para revisión posterior.
GPS spoofing (ubicación falsa). El sistema detecta señales de ubicación simulada e inconsistencias entre la marcación y la geocerca de la sede, y las registra como novedades sospechosas para que un responsable las revise con contexto.
Ningún sistema hace imposible el fraude de marcación. El objetivo realista es detectarlo a tiempo, con evidencia trazable, y reducir su costo antes de que llegue a la nómina.
De la marcación a la prenómina
En El Empleado Juan la marcación es el primer paso de un flujo que reúne revisión de novedades, clasificación de horas y exportación. Comprueba el recorrido con el responsable que prepara la nómina en tu empresa.
01
Marcación
Facial, GPS, biométrico, kiosko o WhatsApp: todos los métodos llegan al mismo registro.
02
Cierre y novedades
El sistema compara contra el turno asignado y detecta tardanzas, salidas anticipadas, ausencias y marcaciones incompletas.
03
Aprobación
Las propuestas de deducción llegan a un responsable que las aprueba o rechaza, con trazabilidad completa.
04
Prenómina exportable
Horas clasificadas minuto a minuto con recargos colombianos, listas para importar en tu software de nómina.
El cierre compara cada marcación contra el turno asignado, clasifica las horas minuto a minuto y aplica automáticamente los recargos de horas extra, nocturnos y dominicales vigentes en Colombia. Las novedades no se corrigen a mano en una hoja de cálculo: se convierten en propuestas que un responsable aprueba o rechaza, y solo lo aprobado llega a la prenómina operativa.
El resultado se exporta en CSV, Excel o TXT con formatos compatibles con Siesa, Buk, Nominapp (Aleluya), World Office y Helisa. No necesitas reemplazar tu software de nómina: eliminas el Excel que ocurre antes de él.
Lo que exige la ley colombiana
Un sistema de control de asistencia en Colombia tiene que reflejar tres reglas que ya están vigentes. La jornada máxima legal es de 42 horas semanales desde el 15 de julio de 2026, último escalón de la Ley 2101 de 2021 — y el salario no puede reducirse por la reducción de jornada. La jornada nocturna va de las 7:00 p. m. a las 6:00 a. m. desde el 25 de diciembre de 2025 (Ley 2466 de 2025), con recargo del 35%. Y el trabajo en dominical o festivo se paga con recargo del 90% desde el 1 de julio de 2026, que subirá al 100% el 1 de julio de 2027.
Por eso el registro de asistencia no es un trámite: es la evidencia de cuántas horas trabajó cada persona y en qué franja, y la base para liquidar correctamente extras y recargos. El detalle completo, con ejemplos de cálculo, está en la guía de horas extra y recargos en Colombia.
Última revisión legal: 13 de julio de 2026. Fuentes: Ley 2101 de 2021 (reducción de jornada) — Función Pública · Ley 2466 de 2025 (reforma laboral) — Función Pública · Código Sustantivo del Trabajo — SUIN-Juriscol. Este contenido es informativo y no sustituye asesoría legal o laboral profesional. Cifras verificadas contra fuentes oficiales a la fecha de última revisión.
Tratamiento de datos biométricos
El reconocimiento facial implica tratar datos biométricos, que la Ley 1581 de 2012 clasifica como datos sensibles y cuyo tratamiento reglamenta el Decreto 1377 de 2013: su uso requiere el consentimiento previo, expreso e informado del empleado y debe limitarse a la finalidad declarada — en este caso, verificar la identidad de quien marca.
El Empleado Juan opera bajo ese marco: el dato biométrico se usa exclusivamente para la verificación de identidad en la marcación, el acceso a la información está restringido por permisos y cada cambio queda registrado en la auditoría del sistema. Consulta el detalle completo en nuestra página de seguridad y privacidad.
Preguntas frecuentes sobre control de asistencia
¿Cómo controlar la asistencia de empleados que trabajan en varias sedes?
Organiza las sedes, turnos y responsables, y autoriza las ubicaciones donde cada persona puede marcar. En Juan puedes revisar los registros y novedades del equipo antes de preparar el cierre de prenómina. Prueba un cambio de sede y los permisos del supervisor durante la demo.
¿Qué pasa si un empleado intenta marcar fuera de la geocerca?
Depende de la configuración. Si la geocerca es obligatoria, la marcación normal requiere una ubicación permitida. El empleado puede solicitar una nueva ubicación si tiene esa opción habilitada. Para personal sin punto fijo existe una modalidad sin geocerca por empleado, con validación de rostro y coordenadas del registro. Una solicitud pendiente no equivale a una marcación aprobada.
¿Qué opciones existen para el control de asistencia de empleados?
Puedes registrar la asistencia desde celular, relojes biométricos, kiosko en tablet o WhatsApp, y utilizar validaciones de rostro y ubicación según el método. Juan permite combinar alternativas por sede. La compatibilidad con Hikvision y ZKTeco se revisa según modelo, firmware y conectividad; los métodos y complementos incluidos se confirman en la propuesta.
¿Cómo se implementa un software de control de asistencia?
Primero se revisan las sedes, los turnos y los métodos de marcación. Después se configura el equipo, se define quién revisa las novedades y se valida un período de prueba con nómina. El calendario de implementación depende de los dispositivos, el alcance y la incorporación del personal.
¿Qué dispositivos necesito para controlar la asistencia?
En el escenario mínimo, ninguno: los empleados marcan con su propio celular mediante reconocimiento facial y validación GPS. Si tu operación lo pide, puedes sumar una tablet en modo kiosko por sede o relojes biométricos Hikvision, que se integran de forma nativa con el sistema.
¿El control de asistencia funciona sin internet?
El portal del empleado puede guardar marcaciones sin conexión en un dispositivo preparado previamente, con la sesión y los permisos necesarios. Al recuperar internet, envía los registros para su validación; una marca pendiente no equivale a una marca aprobada. Confirmamos los requisitos del dispositivo durante la implementación. Los relojes compatibles pueden conservar registros según su modelo y configuración. WhatsApp y el kiosco requieren conexión para procesar la marcación.
¿Cómo se integra el control de asistencia con la nómina?
Por exportación configurable: el sistema clasifica las horas, aplica los recargos colombianos vigentes y genera archivos CSV, Excel o TXT compatibles con Siesa, Buk, Nominapp (Aleluya), World Office y Helisa. No reemplaza tu software de nómina: prepara la información para que la importes lista y aprobada.
¿Cuánto cuesta un software de control de asistencia en Colombia?
El Empleado Juan publica planes cerrados con asistencia y prenómina: $150.000 COP al mes hasta 10 personas, $250.000 hasta 20 y $12.500 por persona de ahí en adelante. El servicio se paga mes a mes y los precios son públicos en elempleadojuan.com/co/precios.
¿Cómo llevar el control de asistencia de los empleados?
El flujo completo tiene cinco pasos: definir los turnos de cada empleado, registrar las marcaciones con un método verificable (reconocimiento facial, GPS, reloj biométrico, kiosko o WhatsApp), comparar cada marcación contra el turno asignado, aprobar o rechazar las novedades detectadas —tardanzas, ausencias, horas extra— y exportar el resultado al software de nómina. Se puede llevar a mano en Excel, pero cada paso manual introduce errores que terminan en la nómina.
¿Qué es un sistema de control de asistencia?
Un sistema de control de asistencia registra quién trabajó, cuándo y desde dónde, compara cada marcación contra el turno asignado y convierte las diferencias en información verificable para la nómina. El Empleado Juan además detecta novedades como tardanzas y ausencias, y entrega una prenómina lista para importar en el software de nómina que la empresa ya usa.
¿Es legal el control biométrico de asistencia en Colombia?
Sí. Los datos biométricos son datos sensibles según la Ley 1581 de 2012, así que su tratamiento exige el consentimiento previo, expreso e informado del empleado, y la finalidad debe limitarse a lo declarado: en este caso, verificar la identidad de quien marca. Con ese consentimiento documentado y una política de tratamiento de datos conforme al Decreto 1377 de 2013, el control biométrico de asistencia es legal en Colombia.
Control de asistencia por ciudad
El sistema funciona igual en todo el país; lo que cambia es la operación de cada ciudad: sus sectores, sus turnos y sus métodos de marcación más comunes.
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Cuéntanos cómo son tus sedes y tus turnos, y te mostramos qué método de marcación conviene en cada punto. También puedes revisar los precios por empleado sin hablar con nadie.