Integra la asistencia con tu software de nómina
No necesitas reemplazar tu software de nómina. Elimina el Excel que ocurre antes de él: El Empleado Juan captura las marcaciones, las convierte en prenómina aprobada y te entrega el archivo que tu sistema importa.
El puente entre tus marcaciones y el sistema de nómina que ya usas
El Empleado Juan es el puente entre las marcaciones de tus empleados y el software de nómina que tu empresa ya usa en Colombia. Diseñado para operaciones con turnos y varias sedes, captura la asistencia, la clasifica minuto a minuto con los recargos legales y entrega una prenómina aprobada en archivos CSV, Excel o TXT listos para importar en Siesa, Buk, Nominapp, World Office o Helisa.
La mayoría de las empresas no tiene un problema de nómina: tiene un problema de lo que pasa antes de la nómina. Las horas se recogen en planillas, los recargos se calculan en Excel y los descuentos se negocian por WhatsApp. Nuestro trabajo es reemplazar ese proceso con un control de asistencia con biometría y una prenómina minuto a minuto que termina en un archivo de importación, no en una transcripción manual.
Niveles de integración, claramente diferenciados
En este mercado la palabra "integración" se usa para todo. Nosotros la usamos con precisión: esto es exactamente lo que hace cada nivel.
Nivel 1
Integración nativa de dispositivos
Los relojes biométricos Hikvision se conectan directamente con la plataforma: cada marcación de huella o rostro llega al sistema en tiempo real, sin descargas manuales ni memorias USB. El dispositivo funciona como punto de captura y el empleado puede marcar en cualquier sede: su registro llega a su sucursal de origen.
Esta es la única integración que llamamos nativa, porque lo es: hay comunicación directa y bidireccional con el equipo (alta de empleados, sincronización de huellas, monitoreo de estado del dispositivo).
Nivel 2
Exportación configurable a tu software de nómina
La prenómina aprobada se exporta en archivos CSV, Excel o TXT con la estructura de conceptos que tu sistema de nómina espera: códigos de concepto, cantidades de horas, valores y centros de costo. Tenemos estructuras compatibles con Siesa, Buk, Nominapp (Aleluya), World Office y Helisa.
Seamos claros: esto es exportación configurable por archivo, no una integración nativa por API con esos sistemas. Tú descargas el archivo desde El Empleado Juan y lo importas en tu software de nómina. Lo que desaparece es el paso intermedio: el Excel armado a mano con horas, recargos y descuentos.
Nivel 3
Archivo PILA para operadores de aportes
El motor colombiano genera el archivo plano PILA con el formato que aceptan operadores como Aportes en Línea, SOI y SuperPILA, calculado a partir de los mismos datos de asistencia y novedades del período.
Es una capacidad avanzada del motor: si tu software de nómina ya genera la PILA, puedes seguir usándolo y quedarte solo con la exportación de conceptos del nivel 2.
¿Cómo se integra un reloj biométrico con la nómina?
Un reloj biométrico se integra con la nómina a través de una capa de prenómina: el dispositivo captura la marcación, el sistema la clasifica minuto a minuto según el turno y los recargos legales, un responsable aprueba las novedades del período y el resultado se exporta como archivo de importación para el software de nómina. El reloj nunca habla directamente con la nómina; habla con la prenómina, y la prenómina le entrega a la nómina datos ya revisados.
Dispositivo
El empleado marca con huella o rostro en el reloj Hikvision, con reconocimiento facial desde el celular, en el kiosko de tablet o por WhatsApp.
Marcación
El registro llega a la plataforma con fecha, hora, sede y método de captura, validado contra el turno asignado de ese día.
Clasificación
Cada minuto trabajado se clasifica como ordinario, extra, nocturno, dominical o festivo, y el cierre detecta novedades: tardanzas, salidas anticipadas, ausencias y marcaciones incompletas.
Prenómina
Un responsable revisa las novedades, aprueba o rechaza las deducciones propuestas y cierra el período. Lo aprobado queda auditado y bloqueado.
Archivo de importación
El sistema genera el archivo CSV, Excel o TXT con los conceptos pagables, listo para importar en tu software de nómina.
La clasificación funciona igual con turnos fijos, rotativos, flexibles y partidos, incluidos los nocturnos y dominicales, con overrides por día cuando la operación cambia.
Qué incluye el archivo de exportación
El archivo contiene los conceptos pagables del período por empleado, con las cantidades de horas ya clasificadas y las deducciones que un responsable aprobó. Los recargos se calculan con los porcentajes vigentes de la legislación colombiana — si quieres el detalle normativo, revisa nuestra guía de horas extra y recargos en Colombia.
| Concepto | Recargo sobre la hora ordinaria |
|---|---|
| Horas ordinarias diurnas | Base (sin recargo) |
| Hora ordinaria nocturna | +35% |
| Hora dominical o festiva diurna | +90% |
| Hora dominical o festiva nocturna | +125% |
| Hora extra diurna | +25% |
| Hora extra nocturna | +75% |
| Hora extra dominical diurna | +115% |
| Hora extra dominical nocturna | +165% |
| Deducciones aprobadas (tardanzas, salidas anticipadas, préstamos) | Valor en pesos, con auditoría |
El recargo dominical y festivo del 90% rige desde el 1 de julio de 2026 y subirá al 100% el 1 de julio de 2027 (Ley 2466 de 2025). Última revisión legal: 13 de julio de 2026.
Fuentes oficiales: Ley 2101 de 2021 (reducción de jornada) — Función Pública · Ley 2466 de 2025 (reforma laboral) — Función Pública · Código Sustantivo del Trabajo — SUIN-Juriscol.
Este contenido es informativo y no sustituye asesoría legal o laboral profesional. Cifras verificadas contra fuentes oficiales a la fecha de última revisión.
WhatsApp y notificaciones
WhatsApp también es un canal de la plataforma: los empleados pueden marcar asistencia y hacer consultas por chat, y Juanito, el asistente con inteligencia artificial, responde preguntas sobre horas, turnos y novedades, transcribe audios y envía alertas cuando algo requiere atención.
Es un complemento, no el centro del sistema: el flujo que importa sigue siendo asistencia → prenómina → nómina. Juanito lo hace consultable desde el bolsillo.
Qué no hacemos todavía
No tenemos conector API bidireccional con software de nómina de terceros. La integración con Siesa, Buk, Nominapp, World Office y Helisa es por archivo: exportas la prenómina desde El Empleado Juan y la importas en tu sistema. No hay sincronización automática en ambos sentidos.
No sincronizamos de vuelta lo que pasa dentro de tu nómina. Si ajustas un concepto directamente en tu software de nómina, ese cambio no regresa a la plataforma. La fuente de verdad de la asistencia es El Empleado Juan; la fuente de verdad del pago es tu sistema de nómina.
Preferimos decírtelo antes de que firmes. Si un proveedor te promete "integración total" con tu nómina, pregunta si es por API o por archivo: en la práctica, la mayoría de las integraciones de este mercado también son por archivo. La diferencia es que nosotros lo decimos, y diseñamos ese archivo para que importarlo tome minutos. Puedes ver cómo funciona el proceso completo o revisar los precios por módulo.
Preguntas frecuentes sobre integraciones
¿El Empleado Juan se integra con Siesa, Siigo o Nominapp?
Sí, mediante exportación configurable por archivo, no por API. Generamos archivos CSV, Excel o TXT con estructuras compatibles con Siesa, Buk, Nominapp (Aleluya), World Office y Helisa, que importas directamente en tu sistema. Para otros software como Siigo, la exportación se configura con las columnas y códigos de concepto que tu sistema espera.
¿Qué relojes biométricos son compatibles?
Los relojes biométricos Hikvision tienen integración nativa en tiempo real: marcaciones por huella o rostro, alta de empleados y sincronización automática entre sedes. Si no quieres comprar hardware, puedes operar con reconocimiento facial desde el celular con validación GPS, modo kiosko en tablet o marcación por WhatsApp.
¿Se pierden marcaciones si se va el internet?
No. Los relojes Hikvision almacenan las marcaciones en su memoria interna y las sincronizan con la plataforma cuando la conexión se restablece. Además, el sistema alerta cuando un dispositivo lleva tiempo sin responder, para que actives la marcación por otro canal mientras se recupera.
¿Cómo funciona el archivo plano de prenómina?
Es un archivo CSV, Excel o TXT que contiene los conceptos pagables del período ya calculados: horas ordinarias, horas extra, recargos nocturnos, dominicales y festivos, y deducciones aprobadas. Se configura una vez con la estructura que tu software de nómina espera y, en cada cierre, lo descargas y lo importas sin volver a digitar horas.
Deja de digitar horas en tu software de nómina
Cuéntanos qué sistema de nómina usas y cómo son tus turnos. Te mostramos con tus propios datos cómo quedaría el archivo de importación y cuánto trabajo manual desaparece.