Cómo funciona El Empleado Juan: del turno a la prenómina
Seis pasos separan un turno programado de una prenómina aprobada y lista para pagar. Así funciona cada uno, y qué te toca hacer a ti en cada punto.
Qué es El Empleado Juan y qué problema resuelve
El Empleado Juan es un software colombiano de control de asistencia y prenómina para empresas de 50 a 500 empleados con turnos complejos y varias sedes. Convierte los turnos programados, las marcaciones y las novedades del día a día en una prenómina revisada, aprobada y lista para importar en el software de nómina que la empresa ya usa. Elimina el Excel que ocurre entre la asistencia y la nómina.
No necesitas reemplazar tu software de nómina: El Empleado Juan es el sistema operativo entre la asistencia y la nómina. Todo lo que hoy resuelves con planillas, correos y llamadas —¿quién llegó tarde?, ¿cuántas horas extra van?, ¿quién aprobó este descuento?— pasa por un solo flujo con trazabilidad.
El flujo completo en 6 pasos
En cada paso queda claro qué hace el sistema por ti y qué decisión te corresponde. La regla general: el sistema detecta y propone, las personas aprueban.
1. Programas los turnos
Configuras plantillas de turno para cada sede: fijos, rotativos, flexibles, partidos y nocturnos, con la posibilidad de aplicar cambios puntuales por día (overrides) sin tocar la plantilla. Toda la gestión de turnos rotativos, flexibles y partidos queda centralizada, aunque tengas varias sedes con reglas distintas.
El sistema
Asigna a cada empleado el horario que le corresponde cada día y aplica el override cuando existe.
Tú
Defines las reglas una vez y solo ajustas las excepciones.
2. Tu equipo marca
Cada persona marca con el método que mejor encaje en su puesto: reconocimiento facial desde el celular con validación GPS y geocercas, relojes biométricos Hikvision integrados de forma nativa, modo kiosko en una tablet compartida o marcación por WhatsApp con Juanito, que incluso transcribe audios. Así funciona el control de asistencia con biometría y GPS en operaciones con personal de campo, planta y oficina a la vez.
El sistema
Valida identidad y ubicación en cada marcación y la asocia al turno del día.
Tú
Nada: cada empleado marca en segundos con el método de su sede.
3. El sistema detecta novedades
Al cierre de cada día, el sistema compara el plan contra la realidad y detecta las novedades: tardanzas, salidas anticipadas, ausencias, marcaciones incompletas y horas extra. La comparación usa el horario efectivo de cada persona —plantilla u override—, de modo que un cambio de turno autorizado no aparece como incidencia falsa.
El sistema
Clasifica cada minuto trabajado y señala únicamente lo que se salió del plan.
Tú
Revisas los casos detectados, no la asistencia de toda la empresa.
4. Los responsables aprueban o rechazan
Las novedades con impacto en el pago se convierten en propuestas: una tardanza genera una propuesta de deducción que el responsable aprueba o rechaza con justificación. Cada decisión queda registrada con quién la tomó, cuándo y por qué. Nada llega a la prenómina sin pasar por ese flujo de aprobación.
El sistema
Genera las propuestas y conserva la trazabilidad completa de cada decisión.
Tú
Apruebas o rechazas caso por caso, con el contexto a la vista.
5. Cierras el período con auditoría y bloqueo
Con las novedades resueltas, cierras el período. El cierre consolida las horas de todos los empleados, deja una auditoría de los cambios realizados y bloquea el período: después del bloqueo, nadie puede modificar datos ya aprobados sin que quede rastro.
El sistema
Consolida, registra la auditoría y bloquea el período cerrado.
Tú
Das el visto bueno final sabiendo que las cifras no cambiarán después.
6. Exportas la prenómina a tu sistema de nómina
El motor clasifica minuto a minuto las horas ordinarias, nocturnas, extra, dominicales y festivas con los recargos colombianos vigentes y genera los conceptos pagables. El resultado es una prenómina lista para importar: la exportas en CSV, Excel o TXT con formato configurable compatible con Siesa, Buk, Nominapp (Aleluya), World Office y Helisa. Consulta las exportaciones e integraciones disponibles.
El sistema
Prepara la información con los conceptos pagables en el formato de tu nómina.
Tú
Importas el archivo en tu software de nómina de siempre y pagas.
Los recargos legales que el motor aplica automáticamente
En el paso 6, la clasificación minuto a minuto usa los porcentajes vigentes del Código Sustantivo del Trabajo y sus reformas: recargo nocturno del 35% (jornada nocturna de 7:00 p. m. a 6:00 a. m.), hora extra diurna del 25%, hora extra nocturna del 75% y recargo dominical y festivo del 90% (vigente desde el 1 de julio de 2026). También aplica el cambio de jornada máxima de 44 a 42 horas semanales desde el 15 de julio de 2026, con el divisor mensual pasando de 220 a 210 horas. Encuentra el detalle en la guía de horas extra y recargos en Colombia.
Última revisión de cifras legales: 13 de julio de 2026. Fuentes: Ley 2101 de 2021 (reducción de jornada) — Función Pública; Ley 2466 de 2025 (reforma laboral) — Función Pública; Código Sustantivo del Trabajo — SUIN-Juriscol. Este contenido es informativo y no sustituye asesoría legal o laboral profesional. Cifras verificadas contra fuentes oficiales a la fecha de última revisión.
La bandeja de excepciones: revisas 12 casos, no 200 empleados
La mayoría de los días, la mayoría de tu equipo marca bien y trabaja su turno normal. Revisar a esas personas una por una es trabajo perdido: el costo real está en las excepciones —la tardanza, la marcación incompleta, la hora extra no autorizada— que en un Excel se descubren tarde o no se descubren.
Por eso el centro de trabajo diario en El Empleado Juan no es un listado de empleados sino una bandeja de excepciones: si tienes 200 personas y hoy hubo 12 novedades, ves 12 tarjetas. Cada una llega con contexto completo: qué turno tenía la persona, cómo marcó, cuántos minutos de diferencia hubo y qué propone el sistema hacer al respecto.
Ese es el cambio de fondo frente al Excel: dejas de buscar errores fila por fila y pasas a decidir sobre casos ya detectados. El tiempo de revisión deja de crecer con el número de empleados y pasa a depender solo del número de novedades.
Implementación: en días, no meses
Poner a funcionar El Empleado Juan consiste en configurar tres cosas, en este orden:
Sedes
Se crean las sedes con sus geocercas de marcación y, si existen, los relojes biométricos Hikvision de cada punto. El dashboard queda centralizado desde el primer día.
Turnos
Se cargan las plantillas de turno de cada área: fijos, rotativos, flexibles, partidos y nocturnos, con sus rotaciones y descansos.
Reglas
Se definen las tolerancias de tardanza, quién aprueba cada tipo de novedad y el formato de exportación hacia tu software de nómina.
Nuestro equipo te acompaña en la configuración inicial, en el enrolamiento del personal y en las primeras marcaciones. El tiempo exacto depende de cuántas sedes tengas y de qué tan particulares sean tus reglas, pero la implementación se mide en días, no en proyectos de meses: la operación de turnos no puede esperar.
Qué necesitas para empezar
Menos de lo que imaginas. No hay que comprar hardware ni cambiar el software de nómina:
Un navegador para el equipo administrativo: el dashboard multisede y el cierre de período son completamente web.
Los celulares que tu equipo ya tiene, para marcar con reconocimiento facial y validación GPS, o para hablar con Juanito por WhatsApp.
Opcional: una tablet en modo kiosko para puntos de marcación compartidos, útil para el personal sin smartphone.
Opcional: relojes biométricos Hikvision. Si ya los tienes instalados, se integran de forma nativa; si no, no necesitas comprarlos.
Tu software de nómina actual, que se mantiene: El Empleado Juan le entrega la información preparada para liquidar y pagar.
Preguntas frecuentes sobre cómo funciona
¿Cuánto tarda la implementación de El Empleado Juan?
Depende del número de sedes y de la complejidad de tus reglas de turnos, pero típicamente se mide en días, no en meses. La configuración inicial cubre sedes, turnos y reglas de aprobación, y nuestro equipo te acompaña hasta que todo el personal esté marcando con normalidad.
¿Necesito comprar hardware para empezar?
No. La marcación funciona con los celulares que tu equipo ya tiene, mediante reconocimiento facial con validación GPS, o con una tablet en modo kiosko para puntos compartidos. Los relojes biométricos Hikvision son opcionales: si ya los tienes, se integran de forma nativa.
¿Mis empleados necesitan smartphone?
No necesariamente. Quienes no tienen smartphone pueden marcar en una tablet en modo kiosko o en un reloj biométrico Hikvision instalado en la sede. Los métodos de marcación se combinan: cada sede y cada cargo puede usar el que mejor le funcione.
¿Puedo mantener mi software de nómina actual?
Sí, ese es justamente el punto. El Empleado Juan no reemplaza tu software de nómina: prepara la prenómina —horas clasificadas, novedades aprobadas y conceptos pagables— y la exporta en CSV, Excel o TXT con formato configurable compatible con Siesa, Buk, Nominapp (Aleluya), World Office y Helisa.
Mira este flujo con los datos de tu operación
Cuéntanos cuántas sedes tienes, qué turnos manejas y cómo preparas hoy la nómina. Te devolvemos un diagnóstico de tu prenómina con los puntos donde se te está escapando tiempo y plata.