¿Qué es la prenómina y qué debe incluir?
La prenómina es el documento previo a la liquidación de nómina que consolida, para cada empleado y para un período definido, las horas trabajadas, las horas extra, los recargos, las novedades y las deducciones aprobadas — listo para entrar al sistema de nómina. No calcula la seguridad social ni las prestaciones: su función es entregarle a la nómina datos completos y verificados para que la liquidación salga bien a la primera.
Una prenómina completa debe incluir, como mínimo:
- Horas ordinarias y extras por tipo: diurnas, nocturnas, dominicales y festivas, separadas — cada una se paga distinto
- Recargos con la tarifa vigente: el porcentaje que aplicaba en la fecha en que se trabajó cada hora, no el que estaba vigente al inicio del período
- Ausencias y su tratamiento: justificada, injustificada, incapacidad o licencia — cada una afecta el pago de forma diferente
- Deducciones aprobadas con su responsable: préstamos, sanciones o descuentos, con el soporte y el nombre de quien las autorizó
- Novedades de seguridad social: incapacidades y licencias que cambian el ingreso base de cotización del período
La regla que gobierna todo el proceso: la nómina liquida bien lo que recibe bien. Si la prenómina llega incompleta o con datos dudosos, el software de nómina no la va a corregir por sí solo.
Paso 1: recopila la asistencia real
Una prenómina confiable empieza con las marcaciones completas del período: cada entrada, cada salida y cada descanso de cada empleado, tal como ocurrieron — no como deberían haber ocurrido según el horario.
Aquí aparecen los dos problemas que más ensucian los datos:
- Marcaciones incompletas: el empleado marcó la entrada pero no la salida (o al revés). Si nadie lo detecta el mismo día, al cierre alguien tendrá que reconstruir la jornada de memoria — y lo que se reconstruye de memoria se discute en el pago
- Turnos que cruzan la medianoche: un turno que empieza el sábado a las 10 de la noche y termina el domingo a las 6 de la mañana tiene horas de dos días distintos, con tratamientos distintos. Cada tramo debe asignarse al día calendario en que efectivamente se trabajó, porque de esa fecha dependen los recargos
La práctica que más mejora la calidad de los datos es resolver las marcaciones incompletas durante el período, con el empleado y el supervisor presentes, y no en la carrera del cierre, cuando ya nadie recuerda qué pasó ese día.
Paso 2: clasifica las horas con las tarifas vigentes
Cada hora del período se clasifica según tres variables — franja (diurna o nocturna), día (ordinario, dominical o festivo) y tipo (ordinaria o extra) — y se valora con la tarifa vigente en la fecha exacta en que se trabajó. Estas son las reglas vigentes en Colombia:
- Franja nocturna: de las 7:00 p. m. a las 6:00 a. m. desde el 25 de diciembre de 2025 (Ley 2466 de 2025), con recargo del 35%
- Recargo dominical y festivo: 90% desde el 1 de julio de 2026. Es un calendario progresivo: fue del 80% del 1 de julio de 2025 al 30 de junio de 2026 y será del 100% desde el 1 de julio de 2027
- Horas extra: 25% la diurna y 75% la nocturna, acumulables con el recargo dominical o festivo cuando coinciden
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Solicitar demoPaso 3: consolida las novedades
Las novedades de nómina son todos los eventos del período que modifican el pago de un empleado — incapacidades, licencias, vacaciones, permisos, cuotas de préstamos y sanciones — y deben quedar consolidadas antes del cierre, cada una con su fecha y su soporte.
El error clásico es operativo, no técnico: las novedades que viajan por WhatsApp llegan tarde. La incapacidad que el supervisor tiene en el celular desde el día 8 se reporta el día del cierre — o después. El resultado es conocido: pagos que hay que ajustar en el período siguiente, empleados que reclaman y un cierre que nunca cierra del todo.
Dos prácticas lo corrigen:
- Un canal único de novedades con fecha, soporte adjunto y responsable, alimentado cuando la novedad ocurre — no cuando alguien se acuerda
- Detectar desde la asistencia lo que la asistencia ya sabe: una ausencia, una llegada tarde o una salida anticipada no deberían reportarse por chat; ya están en las marcaciones. Un sistema que capture esas novedades directamente de la asistencia elimina buena parte del problema de raíz
Paso 4: somete todo a aprobación
Ninguna hora extra y ninguna deducción debería llegar a la nómina sin aprobación previa de alguien con autoridad para darla — y sin registro de quién aprobó, cuándo y por qué.
- Horas extra: el supervisor las propone y RRHH o la gerencia las valida antes del cierre. Recuerda que siguen topadas en 2 horas diarias y 12 semanales
- Deducciones: cuotas de préstamos, sanciones o descuentos requieren soporte documental y, en los casos en que la ley lo exige, autorización escrita del empleado
El registro de aprobaciones no es burocracia: crea trazabilidad y evidencia verificable. Ante un reclamo del empleado o una inspección del Ministerio del Trabajo, poder mostrar quién aprobó cada concepto, en qué fecha y con qué justificación cambia por completo la conversación. Una planilla que cualquiera puede editar no ofrece nada de eso.
Paso 5: cierra, exporta e importa en tu nómina
Cerrar la prenómina significa congelar el período: una vez aprobados los datos, se bloquean para que nadie los edite, se exportan y se importan en el sistema de nómina. Tres movimientos, en ese orden:
- Bloquea el período: después del cierre, cualquier corrección debe entrar como novedad del período siguiente o como un ajuste documentado — no como una edición silenciosa sobre los datos ya aprobados
- Exporta en el formato que tu nómina reciba: CSV, Excel o TXT de posiciones fijas, según el software que use tu empresa. Lo importante es que el archivo salga de los datos cerrados, sin retranscripción manual
- Verifica los totales contra el período anterior antes de importar: ¿las horas extra se duplicaron sin que cambiara la operación? ¿Un empleado activo aparece con cero horas? Unos minutos de comparación evitan reprocesar la nómina completa
Los 5 errores más comunes al hacer la prenómina
Los errores de prenómina se repiten de empresa en empresa. Estos cinco concentran buena parte de los reprocesos y reclamos:
- Tarifas desactualizadas tras la reforma: liquidar domingos al 80% cuando ya rige el 90%, o seguir dividiendo entre 220 horas después del 15 de julio de 2026, cuando el divisor pasa a 210
- Novedades sin evidencia: descuentos y pagos que nadie puede sustentar cuando el empleado reclama, porque el soporte quedó en un chat o no quedó en ninguna parte
- Excel con versiones paralelas: cada sede o supervisor edita su propia copia y nadie sabe cuál es la buena; el consolidado hereda los errores de todas
- Horas extra sin aprobar que se pagan por costumbre: nadie las autorizó, pero como quedaron registradas y "siempre se han pagado", entran al cierre sin que nadie evalúe si el turno está mal dimensionado
- Cierre sin bloqueo: la prenómina se aprueba el viernes y alguien "corrige un dato" el lunes. Los totales importados ya no coinciden con lo aprobado, y no hay forma de saber qué cambió ni quién lo cambió
¿Excel o software? Cuándo automatizar
Con pocos empleados y un turno fijo, una plantilla de Excel bien construida puede sostener la prenómina; con turnos rotativos, horas nocturnas, domingos o varias sedes, el costo de un solo error de liquidación suele superar el costo mensual de un software. Esa es la línea que separa los dos mundos.
Excel funciona mientras el escenario sea simple: un equipo pequeño, horario diurno estable, sin dominicales ni franja nocturna, y una sola persona a cargo del archivo.
Excel se queda corto cuando aparecen turnos que cruzan la medianoche, recargos combinados, cambios normativos en mitad del período — como el de julio de 2026 — o varias sedes enviando versiones paralelas. Ahí cada cierre se convierte en días de consolidación y los errores dejan de ser una posibilidad para volverse cuestión de tiempo.
El Empleado Juan resuelve exactamente esa parte del proceso: captura la asistencia con biometría o desde el celular, clasifica cada hora con el calendario legal vigente, detecta las novedades directamente desde las marcaciones y las somete a aprobación, y al cierre genera una prenómina exportable al sistema de nómina que tu empresa ya usa. No reemplaza tu software de nómina: le entrega los datos listos y verificados.